Als Selbstständiger, Gründer oder Kleinunternehmer ist die Buchführung und -haltung ein zentrales Thema Ihrer täglichen Arbeit. Sie müssen Ihre Ein- und Ausgaben stets im Blick haben, Rechnungen und gegebenenfalls Mahnungen schreiben, Einnahmenüberschussrechnungen (EÜR) erstellen und Ihr Bankkonto überprüfen.
Eine Buchhaltungssoftware kann Ihnen viele dieser teilweise komplexen Aufgaben extrem erleichtern. Sie spart Zeit und das Geld für einen Steuerberater und sorgt dafür, dass Sie im stressigen Arbeitsalltag einen verlässlichen Partner an Ihrer Seite haben.
Mithilfe einer leistungsstarken Software sind Sie in der Lage, mit nur wenigen Klicks Rechnungen zu schreiben, Angebote bzw. Kostenvoranschläge zu erstellen und zu verschicken sowie sämtliche Zahlungseingänge und Ihre Gewinn- und Verlustrechnung im Blick zu behalten.
Worauf ist bei der Auswahl zu achten?
Auch wenn die meisten Programme wenig Vorkenntnisse erfordern, müssen Sie wissen, welche Module Ihre angestrebte Buchhaltungssoftware enthalten muss. Ziel sollte es sein, dass Sie eine Software auswählen, die auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Das Buchhaltungsprogramm sollte intuitiv zu bedienen sein und nicht über zu viele Funktionen verfügen, die für Sie nicht relevant sind.
Im Folgenden stellen wir gegenüber, welche grundsätzlichen Aspekte wichtig sind und worauf bei der Auswahl zu achten ist:
- Funktionsangebot: Die Software sollte zentrale Funktionen wie Buchführung, Kassenbuch, Angebots- und Rechnungserstellung, Mahnwesen und Auftragsbearbeitung enthalten. Einige Programme unterstützen auch die Anlagenverwaltung, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, das mobile Arbeiten, die digitale Belegerfassung oder die Umsatzsteuervoranmeldung.
- Art des Jahresabschlusses: Zu unterscheiden ist zwischen Software, die lediglich für die Einnahmeüberschussrechnung oder auch für eine Bilanz mit Gewinn- und Verlustrechnung eingesetzt wird.
- Installation oder Cloud: Beim Vergleich der Softwareanbieter geht es auch darum zu überprüfen, ob es sich um eine Desktop-Software zur Installation auf dem Computer handelt oder ob die Lösung Cloud-basiert ist. Letztere kann mithilfe individueller Zugriffsrechte online genutzt werden und die Datenspeicherung erfolgt auf einem externen Server.
- Anzahl der User: Es gibt bei den Anbietern unterschiedliche Limits, wie viele User auf die Online-Version der Software Zugriff haben bzw. auf wie vielen Geräten eine Desktop-Version installiert werden darf.
- Kostenlose Testversion: Die meisten Anbieter stellen ihren Kunden eine kostenlose Testphase zur Verfügung, während der User die Möglichkeit hat, sich mit der Software vertraut zu machen und die Funktionen auszuprobieren.
- Kundenservice: Auch hier gibt es Unterschiede, ob und in welchem Umfang Ihr Vertrag die Unterstützung einer Kundenhotline oder Ähnliches beinhaltet. Dieser Aspekt kann von entscheidender Bedeutung sein, da Sie – gerade zu Beginn – immer mal wieder Fragen oder technische Probleme haben könnten.
- Kosten: Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal bei Buchführungssoftware sind die Kosten. Je nach Umfang und Angebot können diese stark variieren. Generell gilt: Für Cloud-Lösungen zahlen Sie monatlich eine Gebühr und für Software, die auf Ihrem Desktop installiert wird, ist meist eine Jahreslizenz zu erwerben.
Die Top 5 der Anbieter im Vergleich
Wie immer ist die Füller der zur Verfügung stehenden Anbieter schier überwältigend. Um Ihnen die Qual der Wahl ein wenig zu erleichtern, stellen wir Ihnen im Folgenden 5 leistungsstarke Anbieter im Vergleich vor:
FastBill
FastBill ist die ideale Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer, Start-ups und Selbstständige. Mithilfe dieser Software können Sie sofort loslegen und Angebote erstellen, Rechnungen, Mahnungen und Lieferscheine schreiben. Sämtliche Prozesse werden automatisiert erfasst und im firmeneigenen Account abgespeichert. Auch die Zahlungen der Kunden lassen sich über FastBill abwickeln und ein Steuerberater-Export ist möglich.
Dank der FastBill-App lassen sich Kassenbelege unkompliziert und mobil erfassen. Im Rahmen des Premium-Tarifs ist die Vorkontierung von Belegen enthalten und auch UStVa, EÜR, BWA, Abschlüsse und Lohnbuchhaltung werden vom System übernommen.
Sevdesk
Sevdesk ist eine cloudbasierte Lösung für Ihre Buchhaltungsaufgaben und damit immer und überall online abrufbar, ohne dass eine Installation notwendig ist – perfekt für ein Büro mit mehreren Angestellten. Die Software zeichnet sich durch ihre intuitive Nutzerfreundlichkeit aus und ähnelt FastBill vom Funktionsumfang sehr. So lassen sich Belege digital erfassen und ihren jeweiligen Kategorien zuordnen. Das integrierte Zeiterfassungs-Feature eignet sich für Agenturen, die für ihre Kunden auf Projektbasis arbeiten.
Debitoor
Mit Debitoor steht Gründern, Kleinunternehmern und Selbstständigen eine weitere Cloud-Lösung zur Verfügung, mit der sie ihre Buchhaltung unkompliziert online erledigen können. Die Software bietet Vorlagen und Designs, mit denen Sie Ihre Rechnungen individuell gestalten und in Nullkommanichts erstellen können – bei Bedarf auch übers Smartphone. Neben dem mobilen Arbeiten ist auch die digitale Belegerfassung, integrierte Zahlungsoptionen und das automatisierte Erfassen Ihrer Ausgaben Teil des Programms.
Lexoffice
Auch Lexoffice – eine Tochter des seit Jahren etablierten Marktführers „Lexware” – ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware. Sie eignet sich vor allem für Kleingewerbetreibende und Freiberufler, die online unterwegs sind und einen verlässlichen Partner für Buchhaltung, Rechnungswesen und Banking an ihrer Seite haben wollen. Neben der EÜR lässt sich mit Lexoffice auch die komplette GuV erstellen. Rechtssicheres Arbeiten ist mit dieser Software, die Datenschutz sehr ernst nimmt, eine Grundvoraussetzung.
DATEV
DATEV ist eine Buchhaltungssoftware, die vornehmlich für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sowie deren Mandanten wie mittelständische Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Kommunen, Vereine und Institutionen geeignet ist. Die Software bietet ein mehrstufiges Mahnwesen, Bankingmodul und eine DATEV-Schnittstelle, mithilfe derer sich der vollständige Jahresabschluss erstellen lässt.
Fazit: Kombination aus Software und angeeigneter Kenntnis
Eine moderne Buchhaltungssoftware ist für viele Gründer und Kleinunternehmer eine effiziente Möglichkeit, um die Finanzen besser im Blick zu haben und gegenüber Kunden professionell aufzutreten. So wissen Sie, wie es um Ihr Unternehmen steht und können Angebote, Rechnungen, Mahnungen & Co. optimal erstellen sowie verwalten.
Sollten Sie Ihr Buchhaltungsprogramm in ein professionelles CRM-System einbinden, können Sie gleichzeitig auch die Vorteile von E-Mail-Marketing, Marketing-Automatisierung und einer zentralen, mobil sowie abteilungsübergreifend zugänglichen Plattform nutzen und Ihre Buchhaltungsabläufe auf effiziente Weise integrieren.
Doch auch eine Software hat ihre Grenzen! Es bedarf einiger Grundkenntnisse, damit Sie in der Lage sind zu überprüfen, ob Ihr Buchhaltungsprogramm beispielsweise Belege richtig erfasst und den korrekten Kategorien zuordnet. Im Zweifelsfall macht es Sinn, sich periodische Unterstützung eines Steuerberaters zu holen, damit Sie auf der sicheren Seite sind und sich keine fatalen Fallstricke ergeben.
