Viele Unternehmen stehen heute vor folgendem Problem: Sie greifen zwar auf eine Datenbank zurück, die sowohl vom Vertriebs- als auch vom Marketingteam gemeinsam genutzt wird, doch die Qualität der eingetragenen Daten lässt oft zu wünschen übrig. Laut einer von Ringlead und der B2B Fusion Group initiierten Umfrage geben über 50 Prozent der Befragten an, dass sie die Gültigkeit ihrer erfassten Kontaktdaten oder der E-Mail-Adressen nicht gewährleisten können. Darüber hinaus bestätigten fast 60 Prozent der Befragten, dass ihre Daten nicht auf dem aktuellsten Stand seien.
Die Ergebnisse zeigen, wie ausschlaggebend es ist, eine einheitliche, alle Bereiche und Tools umfassende zentrale Datenbank zu haben, die auf validen und qualitativen Daten basiert.
Veraltet, doppelt, unvollständig – mangelnde Datenqualität
Der Grund dafür, warum Sie es in Ihrer Datenbank mit doppelten Einträgen, veralteten und nicht vollständigen Daten oder ungültigen E-Mail-Adressen zu tun haben, ergibt sich meist aus der Tatsache, dass Marketing und Vertrieb zwar eine gemeinsame Datenbank für ihre Leads haben, dadurch aber mehrere Benutzer fürs Eintragen der Daten zuständig sind. Auch kommt es oft vor, dass diese Benutzer zusätzlich auf andere Kanäle zurückgreifen.
So nutzen sie wahrscheinlich ein webbasiertes Tool für ihr E-Mail-Marketing, greifen auf Daten aus ihrem Outlook- oder Google-Kalender zurück und verwenden außerdem Excel- oder Accesstabellen, um eine Übersicht über ihre offenen To-Dos zu haben. Sprich, im Geschäftsalltag nutzen sie tatsächlich mehrere Datenbanken. Da verwundert es nicht, dass es schwerfällt, diese einheitlich und synchron zu halten.
Sind all Ihre Daten – aus welcher Quelle auch immer sie ursprünglich stammen – in ein kompaktes, zentralisiertes CRM-System integriert, so können Sie viel besser sowohl strukturierte und effiziente Workflows implementieren, die dem Eintragen fehlerhafter Daten vorbeugen, als auch regelmäßige Qualitätsprüfungen durchführen. Somit lässt sich Ihre Datenqualität um ein Vielfaches erhöhen und damit können Sie sowohl Kosten als auch Zeit sparen und letztendlich Ihre Gewinne steigern.
Fünf hilfreiche Tipps für mehr Qualität in Ihrem Datenbankmanagementsystem
Im Zeitalter des erfolgreichen Inbound Marketings passiert es immer wieder: Neben potenziellen Kunden, die an Ihrem Angebot interessiert sind und über ein Formular auf Ihrer Internetseite ihre Kontaktdaten eintragen und gegebenenfalls auch andere, für Sie relevante Angaben machen, gibt es leider auch jene, die absichtlich falsche E-Mail-Adressen und Namen oder ungültige Telefonnummern hinterlassen. Diese Personen sind und werden niemals daran interessiert sein, mit Ihnen eine Geschäftsverbindung einzugehen. Daher sollten diese Daten aus Ihrer Datenbank – Ihr wertvollstes Tool, ganz gleich ob in Form einer Sales-Liste, eines CRM-Systems oder einer eMarketing-Software – herausgefiltert werden.
Im Folgenden geben wie Ihnen fünf hilfreiche Tipps, wie Sie die Qualität Ihrer Daten besser gewährleisten können:
1. Die richtigen Felder in Ihrem Online-Formular festlegen
Um vorbeugend und gleich zu Beginn einer potenziellen Geschäftsbeziehung sicherzustellen, dass sich auch wirklich nur die Personen registrieren, die das Potenzial zu einem echten Kunden haben, müssen Sie eindeutige, individuell auf Ihr Produkt bzw. Ihre Dienstleistung abgestimmte Formularfelder bestimmen. Ist es für Ihr Unternehmen beispielsweise relevant, demographische Daten Ihrer Abonnenten zu haben oder über die Branche oder Nationalität potenzieller Kunden Informationen zu erhalten, so müssen diese Daten in Ihrem Onlineformular über zusätzliche Felder abgefragt werden. Entsprechen die eingetragenen Antworten nicht Ihren Anforderungen, so lassen sich diese Datensätze per Mausklick aus Ihrer Liste herausfiltern.
2. Regelmäßige Validierung Ihrer E-Mail-Adressen
Ist die Rate der E-Mails, die als unzustellbar zu Ihnen zurückkommen, höher als 3 bis maximal 5 Prozent, so ist dies ein klares Indiz dafür, dass Sie Ihren Verteiler dringend bereinigen müssen. Bedenken Sie zudem, dass Sie in der Regel – je nach Anbieter Ihres Newsletter-Dienstes kann dies variieren – für das Volumen an E-Mails, die Sie versenden, bezahlen. Es lässt sich viel Zeit und vor allem auch Geld sparen, wenn ungültige Adressen nicht mehr berücksichtigt werden. Auch haben diese unzustellbaren E-Mail-Adressen negative Auswirkungen auf Ihre Statistiken, die den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen auswerten. Sind Ihre Statistiken um diese Falschaussagen bereinigt, können Sie ein viel realistischeres Bild davon erhalten, wie Ihre Adressaten mit Ihren spezifischen Inhalten umgehen. Daraus lassen sich wiederum wichtige strategische Entscheidungen für zukünftige Kampagnen ableiten.
3. Definieren Sie sinnvolle Zielgruppen
Um in Ihrer Marketingstrategie noch gezielter und effektiver vorzugehen, sollten Sie die Ihnen vorliegenden Daten hinsichtlich bestimmter Kriterien kategorisieren. Unterteilen Sie beispielsweise die aktiven versus die inaktiven E-Mail-Adressen, sodass Sie die jeweilige Zielgruppe individuell ansprechen können. Denn einen Kunden, der gerade erst eine Bestellung bei Ihnen aufgegeben hat, reden Sie anders an als jene, die seit Monaten zwar Ihren Newsletter erhalten, aber schon ewig keinen Kauf mehr getätigt haben. Durch die angepasste Ansprache Ihrer Zielgruppe(n) erhöht sich die Chance, dass sich Ihre Reputation verbessert, da Ihre Mails nicht mehr im Spam-Filter landen und Ihre Abonnenten sehr viel wahrscheinlicher zu aktiven Usern werden. Daraus resultierend wird sich Ihre Umsatzrate – die Conversion Rate, die das Verhältnis von Website-Besuchern und getätigten Transaktionen definiert – verbessern. Schlussendlich optimieren Sie mit einer hinsichtlich spezifischer Zielgruppen strukturierten Datenbank den ROI Ihres E-Mail-Marketings.
4. Filter, Regeln und intelligente Listen nutzen
Sobald Sie Ihre Felder für das Onlineformular und die spezifischen Zielgruppen definiert haben, sollten Sie sich die Vorteile von Filterfunktionen, die Ihre Datenbank zur Verfügung stellt, zu Nutze machen. So lässt sich auf diese Weise zum Beispiel schnell feststellen, welche Einträge doppelt sind. Doch Achtung, hier muss vorab genau analysiert werden, welche Daten korrekt sind, bevor etwaige Duplikate komplett gelöscht werden können. Teilweise kann es sein, dass eine Kombination aus mehreren Einträgen zu den korrekten Daten führt. Grundsätzliche Regeln, dass ungültige E-Mail-Formate und Angaben wie beispielsweise „testtesttest“ oder „1234567“ sofort aus der Datenbank entfernt werden, helfen auch dabei, Ihre Daten sauber zu halten.
Des Weiteren können Sie über intelligente Listen Ihre zielgruppenspezifische Ansprache detaillierter gestalten. Sind Sie beispielsweise an einer Gruppe aus einem bestimmten Postleitzahlenbereich interessiert, so lässt sich diese per Mausklick definieren. Je nach Kriterien, die Sie im Vorfeld festgelegt haben, können Sie unterschiedlichste Listen anlegen, die sich immer wieder verwenden lassen. In manchen CRM-Systemen lassen sich diese intelligenten Listen sogar aufgrund eines bestimmten User-Verhaltens wie beispielsweise auf Basis der Klickrate definieren. Wollen Sie nur die User anschreiben, die den vorherigen Newsletter geöffnet haben, dann ist es kein Problem, eine solche Liste zu erstellen.
5. Manuelle Analyse ist trotz automatisierter Prozesse unentbehrlich
Trotz professionellem Datenbankprogramm bzw. CRM-System, das Ihre Datenbanken zusammenführt und eine zentrale Schnittstelle innerhalb Ihrer Firma darstellt, kommen Sie nicht drum herum, regelmäßige und manuelle Überprüfungen vorzunehmen. So müssen Sie klare Kriterien und Prozesse definieren, anhand derer Sie Monitoring betreiben und das Verhalten Ihrer User genau beobachten. Es gehört zum A und O eines erfolgreichen E-Mail-Marketings, die Reaktionen Ihrer Newsletter-Empfänger zu analysieren.
Nehmen wir einmal an, dass Sie eine intelligente Liste mit all den Usern definiert haben, die den vorherigen Newsletter geöffnet haben. Doch aus so einer Liste geht leider nicht hervor, wenn ein bestimmter User den Newsletter nur geöffnet hat, um auf den Abmelde-Link klicken zu können. Auch kann es sein, dass Sie in Ihrer Liste mit aktiven Usern ein schwarzes Schaf haben, das zwar auf Ihrer Seite aktiv ist, aber dies in Form von negativen Kommentaren über Ihr Unternehmen oder schlechten Produktrezensionen in Ihrem Onlineshop vornimmt. Sie müssen negatives Verhalten daher umgehend dokumentieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen. Hierbei handelt es sich definitiv nicht um Leads, selbst wenn Ihre Datenbank diese Personen als aktive User definiert.
Eine Datenbank für alles: die Vorteile einer CRM-Software nutzen
Mit einem professionellen CRM-System wie beispielsweise Act! haben Sie eine einheitliche Datenbank, die all Ihre relevanten Daten über Kunden und deren Historie, Newsletter-Kampagnen, Userverhalten, Transaktionen & Co. auf Basis einer zentralen Schnittstelle effizient und übersichtlich vereint. So erübrigt sich der Einsatz weiterer Datenbanken oder Programme mit einem Tool wie zum Beispiel dem professionellen CRM-System von Act!.
Fazit: Das Potenzial aus größten Datenmengen schöpfen
Hand aufs Herz: An Daten potenzieller Kunden zu kommen, ist heute keine hohe Kunst mehr. Das Unterfangen, diese Daten auf qualitativ hohem Niveau zu halten, jedoch schon. In Anbetracht der Tatsache, dass 50 Prozent der von RingLead Befragten angibt, dass ihre Datensätze lückenhaft sind und wichtige Kundeninformationen fehlen, wird deutlich, wie wichtig es ist, die Qualität der Daten regelmäßig zu überprüfen. Es liegt förmlich auf der Hand, dass hierzu bereits im Vorfeld der Erhebung professionelle Vorarbeit geleistet werden muss. Darüber hinaus ist eine kontinuierliche Qualitätskontrolle unerlässlich.
Auch wenn ein großer Teil dieser – oftmals sehr strategisch und konzeptionell ausgerichteten – Vorarbeit und auch die regelmäßigen Kontrollen manuell erfolgen müssen, so können Sie sich dennoch professionelle Datenbankprogramme auf Basis eines CRM-Systems zu Hilfe nehmen. Dank intelligenter CRM-Software, die komplett zentralisiert verschiedene Datenbanksysteme, Kontaktverwaltungsprogramme und E-Mail-Marketing-Tools, die von der Marketing- und Vertriebsabteilung als auch vom Außendienst gleichermaßen genutzt werden, zusammenführt, entsteht eine effiziente Schnittstelle.
Wird diese abteilungs- und softwareübergreifende Grundlage professionell implementiert und automatisiert eingesetzt, so können Sie Ihre datenbankbasierten Geschäftsprozesse um ein Vielfaches optimieren und effektiver gestalten. Nutzen Sie das Potenzial eines Datenbankmanagementsystems, um die Qualität Ihrer Daten und damit einhergehend den Erfolg Ihrer Kundeninteraktionen nachhaltig zu optimieren.
