Als Sie Ihr Unternehmen gegründet haben, war der Kundenstamm wahrscheinlich überschaubar. Es erschien logisch, die Kundendaten in einer Excel-Tabelle zu speichern und zu verwalten.
Als Ihr Unternehmen wuchs, wurde allerdings auch Ihr Kundenstamm größer. Heute müssen Sie oder Ihr Vertriebsteam auf der Suche nach Informationen durch hunderte (wenn nicht tausende) Zeilen in einem Arbeitsblatt scrollen.
Diese Herausforderungen kommen Ihnen bekannt vor? Dann sind Sie nicht allein. Laut dem Umfragebericht 2022 von Act! CRM verwalten 39 Prozent der KMU ihre Kundendaten in Spreadsheets.
Mit der digitalen Transformation, die in Unternehmen aller Branchen Einzug hielt, sind Notizen und Excel-Tabellen allerdings keine adäquate Lösung mehr, um Kundenbeziehungen zu verwalten und die Geschäftsbedürfnisse zu erfüllen. Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum Sie sie durch eine skalierbare CRM-Lösung (kurz für Customer-Relationship-Management) ersetzen sollten – und was es dabei zu bedenken gilt.
Kundendaten nicht mehr in Excel verwalten – warum?
Zunächst einmal: Excel-Tabellen eignen sich hervorragend zum Speichern von Datensätzen aus verschiedenen Quellen wie QuickBooks und LinkedIn, für schnelle Berechnungen und zum Erstellen von Grafiken und Diagrammen. Gleichermaßen können Ihnen Notiz-Apps helfen, wichtige Erkenntnisse aus Kundeninteraktionen sofort schriftlich festzuhalten.
Für ein effektives Kundenbeziehungsmanagement sind diese Funktionen jedoch nicht genug. Hier einige Nachteile, wenn Sie Excel als CRM-System verwenden:
Probleme mit der Versionskontrolle
Stellen Sie sich vor, Sie geben das Spreadsheet mit Ihren Kundendaten für Ihr Vertriebsteam frei. Jedes Teammitglied speichert die Datei auf seinem Computer und aktualisiert im Anschluss an ein Kundengespräch relevante Details. Schon nach kurzer Zeit haben Sie mit duplizierten oder ungenauen Daten zu kämpfen – was sich natürlich negativ auf Ihre Kommunikation auswirkt.
Mangelnde Verfügbarkeit
Spreadsheets und Mobilgeräte sind nicht gerade beste Freunde. Dies erschwert es Ihrem Vertriebsteam, Kundendaten von unterwegs abzurufen und zu aktualisieren, und kann den Ausgang persönlicher Kundengespräche beeinflussen.
Sicherheitsbedenken
Abgesehen davon, dass Sie Ihr Spreadsheet mit Kundendaten mit einem Kennwort schützen können, sind leistungsfähige Sicherheitsfeatures bei Microsoft Excel Mangelware. Sie haben nicht viele Möglichkeiten, um den unbefugten Zugriff auf sensible Daten zu verhindern. Noch schlimmer: Wenn eines Ihrer Teammitglieder das Unternehmen verlässt und die Datei auf seinen Computer heruntergeladen hat, sind Ihre Kundendaten weiterhin für diese Person zugänglich.
Beschränkte Analysemöglichkeiten
Notizen und Tabellen können eine Unmenge nützlicher Informationen zum Kundenverhalten, früheren Käufen, Serviceanfragen und mehr enthalten. Es fehlt ihnen jedoch an ausgeklügelten Analysefunktionen, um die verfügbaren Daten in konkret verwertbare Einblicke zu verwandeln.
Schwierige Skalierbarkeit
Wenn Ihr Kundenstamm wächst, wird die Verwaltung von Kundendaten in Excel-Tabellen schlichtweg zum Albtraum. Unendlich viele Zeilen hinunterscrollen, um herauszufinden, wann Sie einen bestimmten Lead das letzte Mal kontaktiert haben? Nachfass-SMS an die falsche Nummer senden, weil Ihr Vertriebsteam vergessen hat, die Kontaktdaten zu aktualisieren? Diese Art von Ineffizienz kann dazu führen, dass Leads in Ihrem Sales Funnel verloren gehen.
Warum eine CRM-Software besser ist als Excel
Wussten Sie, dass mehr als 25 Prozent aller KMU, die zu einem CRM-System wechselten, ihre Umsätze und ihr Unternehmenswachstum beträchtlich steigern konnten? Höhere Umsätze sind jedoch nicht der einzige Grund, warum Sie statt Excel eine CRM-Software verwenden sollten. Es gibt noch viele weitere gute Gründe dafür.
Bessere Verwaltung von Kundendaten
Eine CRM-Plattform wie Act! CRM verfügt über ein zentralisiertes Dashboard, über das sich Kundendaten erfassen, speichern und verwalten lassen. Es kann Ihnen als einzige Datenquelle – Single Source of Truth – dienen, und dank der Dateifreigabe können Angestellte aus verschiedenen Abteilungen Informationen abrufen, bevor sie mit Kundschaft in Kontakt treten. Etwaige Änderungen an den Daten werden in Echtzeit übernommen. So erhalten alle dasselbe einheitliche und aktuelle Bild jedes Kontakts, was das Nutzungserlebnis weiter verbessert. Darüber hinaus beschleunigt es die Entscheidungsfindung und vereinfacht Ihre Geschäftsprozesse.
Act! verfügt sogar über erweiterte Suchfilter, damit Ihre Teammitglieder die benötigten Informationen schnell finden können. Dies sorgt für eine nahtlose Kundeninteraktion und verbessert in weiterer Folge das Kauferlebnis.
Cloud-Dienste bieten einen weiteren großen Vorteil: Bei einer cloudbasierten CRM-Lösung können mehrere Teammitglieder gleichzeitig auf die Kundendaten zugreifen und damit arbeiten – unabhängig von ihrem Standort. Das macht sie zur idealen Wahl für hybrid oder remote arbeitende Teams, bei denen nicht alle Mitglieder im selben Büro sitzen.
Tiefere Einblicke in den Kundenlebenszyklus
Mit einer CRM-Lösung ist Ihr Kundenwissen nicht auf einige wenige Felder wie Name, Telefonnummer und Datum des letzten Kaufs beschränkt. Eine Plattform wie Act! ermöglicht es Ihnen vielmehr, die gesamte Customer Journey zu veranschaulichen, sodass Sie genau sehen, wo im Sales Funnel sich eine Person gerade befindet.
Mit diesen Insights können Sie Ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten präzise auf jeden Lead abstimmen, anstatt alle über einen Kamm zu scheren. Darüber hinaus können Sie den Weg Ihrer Leads durch den Sales Funnel verfolgen und etwaige Reibungspunkte identifizieren, die interessierte Personen vertreiben könnten.
Effizienteres Arbeiten durch automatisierte Workflows
Moderne CRM-Systeme verfügen über eine Vielzahl an Automatisierungsfunktionen. In Act! können Sie beispielsweise automatisierte Erinnerungen und Warnmeldungen einrichten. Aufgaben lassen sich sogar bestimmten Mitgliedern des Vertriebsteams zuweisen, damit diese automatisch eine Benachrichtigung erhalten. Diese Funktionen sind von großem Wert, wenn Sie zum richtigen Zeitpunkt bei interessierten Personen nachfassen und Ihre Konversionsrate maximieren wollen.
In Act! können Sie außerdem automatisierte Workflows konfigurieren, die abhängig von bestimmten Kundenaktionen ausgelöst werden. Ein neuer Lead gelangt in Ihren Sales Funnel? Sie können ihm automatisch eine Begrüßungsmail schicken. Oder wenn eine Person zum ersten Mal etwas kauft, können Sie per E-Mail um Feedback bitten.
Automatisierte Workflows wie diese ersparen Ihnen manuelle Follow-ups und tragen dazu bei, Ihre Abläufe zu optimieren. So können sich Ihre Kundensupport- und Vertriebsteams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, um z. B. mehr Leads zu konvertieren oder mehr Kundschaft ans Unternehmen zu binden.
Erweiterte Analyse und Berichterstattung
Moderne CRM-Lösungen dienen nicht nur zum Speichern von Kundendaten, sondern helfen Ihnen auch, die verfügbaren Daten zu analysieren und wichtige Metriken wie die Customer Acquisition Cost (CAC), den Customer Lifetime Value (CLV) und die Kundenzufriedenheit (CSAT) zu verfolgen.
Wenn diese Kennzahlen auf Knopfdruck abrufbar sind, können Ihre Marketing- und Vertriebsteams fundiertere Entscheidungen treffen. Und noch dazu lassen sich diese Insights in aussagekräftige Berichte verwandeln, die Sie als Basis für Ihre Umsatzprognosen heranziehen können.
Zugriff von unterwegs aus
Viele CRM-Plattformen wie Act! kommen mit einer mobilen App, über die Ihre Teammitglieder von jedem Ort aus problemlos auf Kundendaten und Insights zugreifen können.
Act! Companion, das für Android und iOS verfügbar ist, zeigt Ihrem Vertriebsteam unter anderem Informationen zur Fahrstrecke und dem Ziel an. Auch die Kundendaten lassen sich direkt in der App aktualisieren, damit alle auf demselben Stand sind. Darüber hinaus können Sie die Benachrichtigungen anpassen, um die Produktivität und Leistungsfähigkeit Ihres Vertriebsteams zu maximieren.
Weitere Vorteile
Viele CRM-Plattformen bieten noch andere Vorteile, darunter integrierte Marketing-Automation- und Personalisierungsfunktionen, eine Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen oder Integrationen in externe Tools. Dazu kommen robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Kundendaten wie die Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung, die bei Act! Standard sind.
Wichtige Überlegungen beim Umstieg von Excel auf ein CRM
Eine CRM-Software bietet zahlreiche Vorteile, aber es ist wichtig, die richtige Lösung für Ihr kleines oder mittelständisches Unternehmen zu finden. Nicht alle CRM-Plattformen sind gleich, und die falsche Lösung kann mehr Probleme verursachen, als sie löst.
Hier einige Tipps für die Suche nach dem richtigen CRM-System, das Ihre Prozesse optimiert und Ihr Unternehmen ungehindert wachsen lässt.
Anforderungen und Budget ermitteln
CRM-Plattformen bieten eine Vielzahl an Funktionen – von automatisierten Workflows über Shortcuts zu Ihren Daten bis hin zum Pipeline-Management und der Berichterstattung. Ihr Unternehmen benötigt möglicherweise jedoch nicht die gesamte Funktionspalette. Ermitteln Sie Ihre spezifischen Anforderungen und erstellen Sie eine Liste der unbedingt erforderlichen Features. Legen Sie dann abhängig von diesen Bedürfnissen ein realistisches Budget fest und halten Sie nach CRM-Systemen in dieser Preisklasse Ausschau.
Kompatibilität überprüfen
Egal, welche CRM-Plattform Sie wählen, Sie sollten sichergehen, dass diese mit Ihren vorhandenen Technologielösungen kompatibel ist. Halten Sie nach Integrationen in häufig genutzte Tools wie Google Workspace, Microsoft 365, Shopify, Kalender-Apps und mehr Ausschau. Vergewissern Sie sich auch, dass das CRM auf Ihren Betriebssystemen wie Windows oder macOS funktioniert.
Aufwand beim Einarbeiten berücksichtigen
Sie haben eine funktionsreiche CRM-Lösung gefunden? Glückwunsch – aber das ist oft erst die halbe Miete. Sie müssen auch sichergehen, dass Ihr Team das volle Potenzial der Lösung ausschöpft. Dazu müssen Sie die aktuellen Technikkenntnisse Ihrer Belegschaft evaluieren und ermitteln, ob sie mit der neuen CRM-Software zurechtkommen wird. Um einen nahtlosen Umstieg von Excel-Tabellen auf ein CRM zu gewährleisten, kann auch ein Schulungsprogramm sehr hilfreich sein.
Erreichen Sie mehr mit Act!
Wenn Sie Kundendaten in Spreadsheets speichern, sind die Möglichkeiten Ihres kleinen oder mittelständischen Unternehmens begrenzt. Um langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen und das Wachstum in die Höhe schnellen zu lassen, ist eine leistungsfähige Lösung wie Act! unverzichtbar. Erweiterte Funktionen wie automatisierte Workflows und die Berichterstattung machen das Lead-Nurturing effizienter und können Ihre Verkaufszahlen effektiv ankurbeln.
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