Egal, ob Sie einen internationalen Konzern leiten oder ein Startup mit beschränkten Mitteln führen – die richtige CRM-Plattform (kurz für Customer-Relationship-Management) kann Ihnen helfen, Kundschaft zu gewinnen und an sich zu binden. Darüber hinaus lassen sich Routineaufgaben – z. B. das Nachfassen bei aktiven Leads oder der Versand von Erinnerungsmails für auslaufende Abos – in Form von Workflows in Echtzeit automatisieren.
Aber wie können Sie maximalen Nutzen aus Ihren CRM-Workflows ziehen? Es gibt zwar keine Universalstrategie, die für alle Unternehmen funktioniert, aber eine sehr effektive Methode sind CRM-Vorlagen.
CRM-Systeme verfügen über eine Vielzahl von Vorlagen für Kontakte, Social-Media-Beiträge, Dokumente, E-Mails und mehr. Wenn Sie diese Vorlagen richtig nutzen, kann dies wesentlich dazu beitragen, Ihre Geschäftsprozesse zu verbessern und Ihre Zeit- und Kosteneinsparungen zu maximieren.
In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein, warum Vorlagen in Ihren CRM-Workflows unverzichtbar sind.
Was sind CRM-Vorlagen?
„CRM-Vorlagen“ ist ein Überbegriff für vorkonfigurierte oder vorformatierte Ressourcen, die die Kundeninteraktion und das Workflow-Management vereinfachen. Diese Vorlagen lassen sich problemlos an Ihre Präferenzen und Anforderungen anpassen. Sie können verschiedenen Abteilungen die Arbeit erleichtern – von Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice.
Moderne CRM-Plattformen kommen mit zahlreichen Vorlagen zum Erstellen und Implementieren von Vertriebsabläufen. In Act! CRM, das auch Marketing-Automation-Tools umfasst, finden Sie beispielsweise vorgefertigte E‑Mail-Vorlagen, mit denen sich automatisierte Drip-Kampagnen fürs Lead-Nurturing zusammenstellen lassen. Das heißt, Sie müssen sich nicht selbst vor den Computer setzen und professionell aussehende E-Mails von Grund auf neu gestalten. Gleichermaßen können Sie mithilfe von Vorlagen wichtige Dokumente erstellen, um relevante Informationen wie Verträge, Rechnungen und Angebote zu verwalten.
Viele CRMs verfügen auch über Vorlagen zum Speichern und Verwalten von Kundendaten. Teil der benutzerdefinierten Tabellen, einer Funktion von Act! CRM, sind etwa integrierte Vorlagen für verschiedene Branchen wie Immobilien, Software, Consulting und Versicherungswesen. Dabei brauchen Sie keine technische Unterstützung und Sie ersparen sich den Aufwand, arbeitsblattähnliche Tabellen selbst zu erstellen und anzupassen.
Neben E‑Mail- und Kontaktvorlagen stehen Ihnen in Ihrem CRM auch weitere Vorlagen zur Verfügung – z. B. zur Content-Entwicklung, zum Erstellen eines Sales Funnels oder zur Durchführung von Kundenumfragen –, die Ihre geschäftlichen Bedürfnisse erfüllen sollen. Darüber hinaus können Sie Vorlagen für Kundenbenachrichtigungen und Erinnerungen erstellen und individuell anpassen.
Welche Vorteile bieten Vorlagen für das CRM-Workflow-Management?
Vorlagen sind praktisch – egal, ob Sie einen Lead-Nurturing-Funnel entwickeln oder Ihre Abläufe beim Onboarding von Kundschaft verbessern wollen. Sie fragen sich, ob Sie in Ihren CRM-Workflows Vorlagen verwenden sollen? Hier einige Vorteile:
Höhere Produktivität und Effizienz
CRM-Vorlagen helfen gleich mehreren Abteilungen, Zeit und Ressourcen zu sparen. Mitglieder Ihres Vertriebsteams können etwa eine Vorlage für die Kundenakquise erstellen, die diesen Workflow vereinfacht. Die fertige Vorlage kann dann jedes Mal zum Einsatz kommen, wenn ein neuer Lead in den Sales Funnel gelangt.
Vorlagen ersparen Vertriebsfachleuten das Rätselraten und helfen ihnen, ohne Verzögerungen die richtigen Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig lassen sich die Vorlagen an die Präferenzen und Pain Points jeder interessierten Person anpassen, um ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.
Marketing- und Vertriebsteams können mithilfe von E-Mail-Vorlagen die Zeit minimieren, die sie mit dem Erstellen von E-Mails verbringen. Diese Zeit können sie dann auf andere Weise sinnvoll nutzen, z. B. zur Überwachung von Öffnungs- und Klickraten und anderen Metriken zur Kampagnenleistung.
Kurz: Vorlagen machen Ihre CRM-Workflows effizienter und helfen Ihnen, mehr Ziele schneller zu erreichen. Das kann für kleine und mittelständische Unternehmen, die mit so vielen Einschränkungen zu kämpfen haben, ein wahrer Segen sein.
Einheitlicher Markenauftritt
Wenn Sie mit Vorlagen arbeiten und Ihre Kundeninteraktionen in einer CRM-App verwalten, sinkt die Gefahr von Fehlern und anderen Unstimmigkeiten.
So können Sie etwa E-Mail-Vorlagen für Terminerinnerungen vorab genehmigen. Die Mitglieder Ihres Vertriebsteams müssen dann lediglich die Vorlage bearbeiten und den Kundennamen sowie Datum und Uhrzeit des Termins einfügen. Designelemente wie Farbe, Größe, Schriftart und Platzierung der Calls-to-Action (CTAs) bleiben unverändert. Auch Wortlaut und Tonfall der E-Mail bleiben gleich.
Es ist sogar möglich, zentrale Markenelemente wie Ihr Firmenlogo oder Ihre Website-URL in jede E-Mail einzufügen. So können Sie eine einheitliche Markenidentität aufbauen. Hätte jedes Mitglied Ihres Vertriebsteams eine eigene Version der Erinnerungsmail erstellt, wäre das nicht machbar. Das ist insbesondere für neue Teammitglieder von Vorteil, die mit Ihrem Branding noch nicht zu 100 Prozent vertraut sind.
Verbesserte Automatisierung
Einer der größten Vorteile eines CRM-Systems ist, dass es Ihnen hilft, Ihren Vertriebsprozess durch Automatisieren von Routineaufgaben zu optimieren. Und mit Vorlagen können Sie das volle Potenzial dieser Workflow-Automatisierung ausschöpfen.
Angenommen, Sie möchten einen automatisierten Sales Funnel erstellen. Mit einer vorkonfigurierten Workflow-Vorlage können Sie die genaue Abfolge der Touchpoints – also der Punkte, an denen interessierte Personen in den einzelnen Phasen des Kaufprozesses mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommen – problemlos definieren.
Außerdem lassen sich Aufgaben automatisch den zuständigen Vertriebsfachleuten zuweisen, sobald ein Lead in den Funnel kommt oder von einer Phase zur nächsten wechselt. Sie können sogar Erinnerungsmails versenden, damit Ihre Angestellten nicht vergessen, mit der Person in Kontakt zu treten und sie durch die einzelnen Touchpoints zu leiten.
Nachdem Sie Ihre Workflow-Vorlage erstellt haben, können Sie Ihren Sales Funnel damit immer wieder automatisieren. Das Ergebnis? Sie arbeiten noch effizienter und sparen Zeit und Geld.
Garantierte Skalierbarkeit
Wenn Ihr KMU wächst, muss Ihr Marketingteam mehr Marketingkampagnen entwickeln, und Ihr Vertriebsteam muss mehr Kundeninteraktionen verwalten. Gleichzeitig steigt auch die Anzahl der Supportanfragen.
CRM-Vorlagen können der Schlüssel sein, um diesen wachsenden Anforderungen im großen Maßstab gerecht zu werden. Gut funktionierende Workflow-Vorlagen lassen sich ganz einfach wiederverwenden, sodass Sie Ihre Konversionsrate erhöhen.
Darüber hinaus können Vorlagen auch verschiedene Arten von Kundeninteraktionen standardisieren, was die Gefahr menschlicher Fehler verringert. Auf diese Weise bieten Sie Leads und Kundschaft auf breiter Basis ein einheitliches Markenerlebnis.
Verbessertes Kundenerlebnis
Vorlagen helfen Ihnen, jeder kaufinteressierten Person einen nahtlosen Service zu bieten, da automatisierte Workflows und standardisierte Interaktionen menschliche Fehler aus dem Weg räumen. Außerdem können Sie Ihre Workflow-Vorlagen individuell anpassen, um Kundschaft mit personalisierten Nachrichten und Produktempfehlungen zu begeistern.
Dazu kommt, dass CRM-Vorlagen Ihren kundenorientierten Teams Routineaufgaben abnehmen. Sie gewinnen Zeit für wichtigere Dinge und können sich z. B. darauf konzentrieren, Reibungspunkte in der Customer Journey zu identifizieren und zu beseitigen.
Das Ergebnis ist ein einheitliches und reibungsloses Kundenerlebnis, das Ihnen in weiterer Folge hilft, mehr Leads in zahlende Kundschaft zu verwandeln und Ihre Einnahmen durch gezieltes Cross- und Upselling zu erhöhen.
Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen
In bestimmten Sektoren wie Finanzdienstleistungen und Versicherungen unterliegt die Interaktion mit Kundschaft strengen Vorschriften und Gesetzen. Wenn Sie für E-Mails, SMS, Push-Benachrichtigungen und andere Kommunikationskanäle vorab genehmigte Vorlagen verwenden, sinkt die Gefahr von Verstößen gegen diese Regelungen. Dies kann wesentlich dazu beitragen, spätere rechtliche Konflikte zu vermeiden.
Holen Sie mit Vorlagen das Beste aus Ihren CRM-Workflows heraus
CRM-Vorlagen bieten eine ganze Reihe von Vorteilen – nicht zuletzt verbesserte Effizienz, Produktivität und Skalierbarkeit. Werden sie korrekt eingesetzt, so können sie Ihnen auch helfen, Ihre Workflows zu automatisieren, eine einheitliche Markenidentität zu pflegen und das Kundenerlebnis auf die nächste Stufe zu heben. Darüber hinaus standardisieren Vorlagen kundenorientierte Interaktionen und Prozesse und erleichtern Ihnen die Einhaltung von Vorschriften.
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