Toutes les associations, quelle que soit leur taille, sont confrontées à des problèmes communs : la gestion, parfois conflictuelle, des salariés et des bénévoles ; la sensibilisation de nouveaux donateurs et le maintien du lien avec les donateurs existants ; la création de campagnes de communication et de collectes de fonds.
La liste a beau paraître longue, il suffit souvent d’un peu de créativité pour gérer ces problèmes de manière innovante.
Par exemple, les associations plus petites s’organisent souvent à leur manière afin d’évoluer et de s’adapter aux enjeux qu’elles rencontrent. Elles enregistrent parfois les coordonnées de leurs donateurs sous Outlook, assurent le suivi des dons sous Excel ou lancent leurs campagnes par email sous MailChimp. Mais si ces applis ne sont pas intégrées entre elles, la gestion des données devient un vrai cauchemar.
Et quand l’association prend de l’ampleur, ces processus trop manuels deviennent difficiles à assurer. Les bénévoles qui quittent l’association emportent souvent avec eux les connaissances et compétences nécessaires pour comprendre les systèmes en place, et les nouveaux venus peinent parfois à s’adapter et à localiser les renseignements dont ils ont besoin.
Pour toutes ces raisons, et, quelle que soit la taille de votre association, il n’est jamais trop tôt pour mettre en place un système de gestion des relations clients (CRM).
Que peut faire un CRM pour une association ?
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des CRM pour tous les budgets et pour toutes les compétences. Nul besoin d’être à la tête d’une société du Fortune 500 pour tirer parti d’un système capable de réunir en une seule plateforme les coordonnées de vos contacts, les détails liés aux dons, les données marketings et tous les rapports de collectes et gestion de fonds. Cet article se penche sur les avantages et les fonctionnalités des meilleurs logiciels CRM en fonction des budgets et des besoins.
Un système CRM peut notamment vous aider à :
Gagner du temps
Vous avez déjà essayé de calculer le temps qu’il vous faut pour former une nouvelle recrue ou un bénévole ? Pour préparer et lancer un emailing ? Pour déterminer et segmenter un groupe démographique à cibler afin de communiquer plus efficacement ?
Un logiciel CRM peut vous simplifier toutes ces tâches. Les donateurs et les bénévoles peuvent saisir leurs coordonnées directement dans un formulaire en ligne, et ces données sont ensuite automatiquement ajoutées à votre base de données, puis segmentées selon les groupes démographiques définis afin d’envoyer le bon message au bon destinataire.
Automatiser votre email marketing est un excellent moyen de simplifier la gestion de vos campagnes. Vous voulez informer vos bénévoles d’une formation prochaine ? Pas de problème. Inviter vos principaux donateurs à un évènement spécial ? C’est comme si c’était fait. Terminées, les longues recherches manuelles à travers de longues listes de noms qui non seulement prennent un temps fou, mais qui sont forcément imparfaites et risquent de voir certains contributeurs essentiels manquer à l’appel.
Améliorer vos relations avec vos donateurs (et en attirer de nouveaux)
Les donateurs finissent toujours par fatiguer. Quand une association réclame régulièrement sa contribution à la même personne, elle risque de réduire le taux de fidélisation et même de le décourager de manière permanente. La gestion des contributeurs est un art et consiste notamment à faire prévaloir votre message parmi tous les autres.
Avec un système CRM approprié, vous pouvez personnaliser vos communications en fonctions du public ciblé. C’est un moyen de segmenter vos donateurs afin de créer des campagnes spécifiques, adaptées à un public défini selon des caractéristiques précises telles que les dons antérieurs, l’âge, la zone géographique, etc.
Vous pouvez ainsi aligner votre message aux priorités d’un groupe, au lieu de constamment bombarder l’ensemble de votre base de données d’emails qui ne les concernent pas. Selon qu’un destinataire donne depuis des années ou qu’il commence seulement à s’intéresser à votre cause, vous avez accès aux statistiques qu’il vous faut pour construire une relation solide.
Simplifier vos opérations quotidiennes
Pour devenir un leader du secteur de l’association à but non lucratif, vous avez à endosser des rôles variés. Un logiciel CRM peut automatiser de nombreuses tâches trop manuelles, comme la création de campagnes par email ou le transfert de données d’une appli à une autre.
Un CRM adapté offre les fonctionnalités nécessaires pour simplifier les méthodologies de travail et les relations entre toutes vos équipes. Vous pouvez, par exemple, vous en servir pour personnaliser des modèles d’email afin d’en faire des newsletters électroniques, des pages de renvoi ou d’autres outils de communication.
Et en plus, un CRM peut intégrer tous vos autres outils de productivité, comme Zoom, Calendly, DocuSign, Quickbooks ou encore Microsoft Office 365 ou Google Workspace. De cette manière, votre application CRM communique avec le reste de vos systèmes, et vous pouvez, par exemple, lancer un appel Zoom ou réclamer la signature d’un document directement depuis votre interface.
Comment choisir un CRM adapté au secteur non lucratif ?
La plupart des associations à but non lucratif sont souvent forcées de se laisser guider par le prix. Mais comment trouver un CRM qui offre les fonctionnalités voulues sans vous faire payer pour de nombreuses fioritures superflues ?
Il n’existe pas de CRM numéro un, l’important, c’est de trouver un CRM qui vous convienne. Prenez le temps de réfléchir à vos tâches quotidiennes : organisation d’évènements, gestion des bénévoles, activités de communication et de collecte de fonds, campagnes de sensibilisation, gestion des dons en ligne et des réseaux sociaux… Vous pensez vraiment trouver un seul CRM qui fasse tout ça ?
Et vous avez raison ! Commençons par dresser la liste de ce que vous recherchez (applicable à toutes les associations, quelles que soient leur taille ou la cause qu’elles défendent) :
Fonctionnalités de personnalisation — votre CRM doit penser comme vous
Ce type de fonctionnalités permet d’optimiser vos efforts de communication, en envoyant toujours le bon message, au bon public et au bon moment. Vous pouvez aussi vous en servir pour démarquer votre association à l’aide de campagnes et de pages de renvoi personnalisées, grâce à des modèles prêts à l’emploi et pourtant faciles à modifier.
Marketing automation — pour simplifier vos campagnes et maximiser les résultats
L’automatisation de votre marketing est essentielle pour garder le contact avec les donateurs, les bénévoles, et le grand public. Il ne s’agit pas seulement d’envoyer des réponses automatisées par email et sur les réseaux sociaux, mais plutôt de préparer un flux de communication afin d’engager toutes vos parties prenantes. Et c’est aussi un moyen d’identifier les initiatives les plus efficaces, de supprimer celles qui ne servent à rien, et d’améliorer vos processus afin d’atteindre (ou de dépasser !) vos objectifs.
Gestion centralisée des données — pour mieux comprendre vos mécènes
Simplifiez votre travail quotidien en réunissant en une seule interface toutes les données concernant vos donateurs, vos bénévoles, vos sponsors, vos subventions… Une gestion centralisée des données permet d’avoir une vue d’ensemble de l’intégralité de chaque relation. Vous pouvez alors reprendre le contact, par le biais de nouvelles campagnes ou en contactant directement un bénévole ou un donateur dont vous n’avez plus de nouvelles.
Statistiques en temps réel — pour préparer des rapports financiers ou de suivi de progression
Suivez de près chaque bienfaiteur ou opportunité de subvention et accédez immédiatement aux données et résultats de vos campagnes. Les statistiques en temps réel vous permettent d’identifier rapidement vos campagnes les plus efficaces afin de reproduire uniquement les stratégies qui fonctionnent.
Interface facile à prendre en main — pour des résultats rapides et efficaces
Pour permettre à votre équipe de bien gérer les projets comme les priorités, une nouvelle application ou technologie doit être intuitive et facile à maîtriser. Quand un nouveau membre rejoint votre équipe, il faut qu’il puisse rapidement apprendre à se servir de vos systèmes.
Intégration avec les autres applications — pour gagner du temps au quotidien
Comme on l’a déjà dit plus haut, votre CRM doit facilement intégrer vos autres logiciels et utilitaires, comme Microsoft Outlook ou Gmail. C’est aussi valable pour les applications de paiement ou de gestion des dons en ligne, qui sont étroitement liées à vos campagnes de communication. C’est notamment un moyen de limiter les erreurs et de ne pas perdre votre temps à passer d’une appli à une autre. Une bonne intégration entre vos logiciels permet de connecter toutes vos applis et d’assurer que toutes vos données soient à jour.
Abonnements évolutifs — votre logiciel sera toujours à la hauteur
Il est essentiel pour une association de ne pas payer pour des fonctionnalités dont elle n’a pas besoin. D’où l’importance de tarifs évolutifs, adaptés à vos besoins dès le début. Vous avez peut-être besoin d’un plan de base, ou d’un abonnement plus complet intégrant le marketing automation. Quoi qu’il en soit, il est important de trouver une solution CRM capable de s’adapter à l’évolution de vos besoins.
Act! répond à tous les besoins des associations à but non lucratif
Act! s’engage à donner à toutes les associations accès aux fonctionnalités appropriées pour les aider à créer des liens avec leur public et à réussir leur action. Découvrez comment une solution de gestion des relations clients simple, mais efficace peut vous aider à défendre votre cause, à l’aide d’outils de communication et de suivi des données axées sur la sensibilisation des donateurs et des bénévoles, et de fonctionnalités visant à simplifier les dons et les collectes ou encore l’obtention de subventions.
Act! est facile à personnaliser, propose une version mobile, et inclut l’intégration à de nombreuses applis afin de s’adapter à votre façon de travailler. Nous sommes déterminés à répondre à vos besoins les plus uniques, quels que soient votre budget ou la taille de votre organisation.
