Pour être plus performantes et plus compétitives, les PME et les TPE doivent se lancer dans la transformation digitale et favoriser le travail collaboratif en adoptant des outils adéquats, conçus pour favoriser la collaboration et la communication au sein des équipes.
Découvrez ce qu’est un outil collaboratif, les avantages à en utiliser ainsi qu’une sélection d’excellents outils collaboratifs pour les petites entreprises.
Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ?
Comme son nom l’indique, un outil collaboratif sert à faciliter la collaboration entre les membres d’une équipe, qu’ils travaillent dans les mêmes locaux ou qu’ils soient dispersés géographiquement (en télétravail ou dans différents bureaux en France ou à l’étranger). Ainsi, les outils collaboratifs favorisent le travail d’équipe, le travail à distance et la mobilité des salariés.
Grâce à une application ou un logiciel collaboratif, vous pouvez échanger et communiquer facilement avec vos collègues, mais aussi avec vos clients, vos fournisseurs et vos partenaires. Vous partagez des fichiers, gérez efficacement vos tâches et vos projets, et vous pouvez travailler à plusieurs sur le même document.
Les avantages d’utiliser un outil collaboratif
Voici les bénéfices de l’utilisation d’un outil collaboratif au sein de votre organisation.
Gain de temps et productivité
Qui n’a jamais perdu de temps à rechercher un email ou un fichier ? Aujourd’hui, les outils collaboratifs permettent de centraliser tous vos documents sur une plateforme unique, généralement équipée d’une barre de recherche pour retrouver vos fichiers en quelques clics. Même chose pour les discussions avec vos collègues ou clients qui peuvent être organisées par projet, et être retrouvées plus rapidement. Vous et vos collaborateurs gagnez donc un temps précieux que vous pouvez consacrer à réaliser vos tâches, et donc à être plus productifs.
Flexibilité et réactivité
L’un des atouts majeurs des outils collaboratifs, c’est qu’ils peuvent être utilisés à tout moment, partout et depuis n’importe quel appareil (ordinateur, smartphone et tablette). Cela permet aux personnes en télétravail d’être flexible, de mieux concilier vie privée et vie professionnelle, et de travailler en horaires décalées tout en restant productives et en respectant les dates butoirs.
Des notifications vous informent en temps réel de tout ce qui se passe : un indicateur dans le rouge, une question d’un client ou un commentaire d’un collègue, l’échéance d’une tâche, un objectif atteint, etc. Vous pouvez ainsi réagir immédiatement.
Communication améliorée
Si l’email reste pratique pour certains usages spécifiques, il n’est cependant pas adapté pour échanger des points de vue, partager des idées ou discuter un problème. Parmi la variété d’outils collaboratifs, on trouve des messageries instantanées permettant à vos collaborateurs de communiquer en toute simplicité, qu’ils soient dans le bureau voisin ou sur un autre continent. Vous retrouvez facilement vos discussions et vous n’êtes plus noyé sous un flot continu d’emails qui finissent oubliés ou perdus au fond de votre boîte mail.
6 outils collaboratifs pour votre PME
Découvrez six outils collaboratifs gratuits ou peu onéreux dont votre petite entreprise ne pourra plus se passer. La plupart de ces outils proposent un essai gratuit, profitez-en pour les tester avant de les adopter définitivement.
Google Workspace
Google améliore continuellement ses outils afin de proposer des solutions adaptées aux besoins changeants des entreprises de toutes tailles. Google Workspace est un espace de travail virtuel et collaboratif (aussi appelé digital workplace) qui rassemble tous les outils dont vous avez besoin pour travailler au quotidien tels que Gmail, Google Agenda, Google Meet pour organiser des visioconférences, Google Docs, Sheets et Slides pour collaborer à plusieurs sur un même document, etc. Bénéficiez d’une interface agréable et simple à utiliser, et choisissez le forfait qui correspond à votre budget.
Microsoft 365
Microsoft 365 est un autre outil collaboratif incontournable. Vos équipes disposent de tous les outils nécessaires pour travailler efficacement ensemble, dans les locaux de l’entreprise ou à distance. Ainsi, vos collaborateurs peuvent discuter par messagerie instantanée ou en visioconférence, organiser des réunions en ligne, créer une présentation sur PowerPoint ou rédiger la trame d’un email marketing dans Word, quel que soit le lieu où ils se trouvent et l’appareil qu’ils utilisent (Apple ou Windows). Microsoft 365 favorise la collaboration en temps réel, le tout à un tarif abordable pour les PME et les TPE.
Slack
Vous avez forcément déjà entendu parler de Slack. Cet outil de communication des équipes est populaire dans le monde entier. Il permet de s’envoyer des messages instantanés et d’organiser des visioconférences sur tous types d’appareils (ordinateur, smartphone et tablette). Vos collaborateurs peuvent facilement partager des fichiers et vous pouvez intégrer Slack à vos outils collaboratifs préférés tels que Google Workspace ou Microsoft 365.
Act! CRM
Gérez efficacement vos campagnes marketing grâce à cet indispensable outil de gestion de la relation client (CRM) et de marketing tout-en-un. Act! CRM possède toutes les fonctionnalités marketing essentielles pour réussir vos campagnes et vous aider à convertir plus de leads. Ce logiciel permet aux équipes de collecter et de gérer les contacts, les activités et les calendriers depuis une seule plateforme. Il simplifie et automatise les tâches quotidiennes, facilite la création de campagnes ciblées et de communications de suivi personnalisées. Vous pouvez utiliser Act! CRM partout, tout le temps, et il s’adapte à la croissance de votre entreprise. N’hésitez pas à l’essayer gratuitement pendant 14 jours pour vous convaincre de son efficacité.
Wimi
Wimi est un logiciel de gestion de projet français qui aide les entreprises de toutes tailles à organiser le travail en équipe, planifier et suivre les projets, gérer les tâches et améliorer leur productivité. Wimi centralise toutes vos données, vos calendriers et vos discussions. Vous créez des espaces pour chaque projet et vous recevez des notifications en temps réel pour être informé des progrès réalisés. Vous avez la possibilité d’inviter gratuitement vos clients et partenaires externes pour une meilleure collaboration. Enfin, vous pouvez intégrer Wimi aux outils que vous utilisez au quotidien.
Dropbox
Aujourd’hui, les plateformes de stockage de données sont devenues indispensables. Avec Dropbox, vous stockez, consultez et partagez facilement vos fichiers, informations et documents en temps réel et en toute sécurité, avec votre équipe, vos clients et vos partenaires. Vos informations sont centralisées sur une seule et même plateforme, et vous en gérez les accès, notamment grâce à la protection par mot de passe, ou aux autorisations de téléchargement.
Cette liste n’est pas exhaustive car il existe une multitude d’outils pour faciliter le travail collaboratif au sein de votre petite entreprise. A vous de choisir celui ou ceux qui répondent le mieux à vos besoins et correspondent à votre budget.
